为进一步增进学校领导与师生员工的密切联系，更好地解决群众普遍关心的实际问题，学校专门设立了“校长信箱"（以下简称"信箱"）。为了使"信箱"更好地发挥作用，请您在使用时注意以下几点：
1、学校欢迎广大师生员工就学校发展建设中存在的问题、各单位工作人员的职务行为等提出意见和建议。
2、来信内容应遵守中华人民共和国法律、法规，并应客观真实。
3、建议您尽量详细地描述所反映问题，并填写真实姓名和联系方式，以便及时反馈办理情况。
4、对于已经答复过的事项，"信箱"可不予受理，请勿就答复过的问题重复提交信件。
感谢您对我们工作的支持与配合！
各单位、各部门：
经2025年第17次校长办公会研究同意，现将《青岛电影学院采购管理办法（试行）》印发给你们，请认真贯彻执行。
青岛电影学院
2025年10月11日
青岛电影学院采购管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为进一步规范学校采购管理，推进采购工作规范化、制度化建设，维护国家和学校利益，保证采购质量，保护采购人的合法权益，提高资金使用效益，促进廉政建设，根据国家相关法律法规和有关规定，参照国有企业采购相关规范标准和青岛海发国有资本投资运营集团有限公司（以下简称“海发集团”）采购管理相关规定，结合学校采购工作实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校以及学校全资、控股、实际控制子公司（以下简称“子公司”）在中华人民共和国境内进行的采购活动。国（境）外实施采购的项目按所在国（地区）相应法律法规、行业惯例和有关规定执行。学校另有决策的，按决策执行。
第三条 凡使用纳入学校预算管理资金的采购项目，均适用本办法。使用学校预算外管理资金的采购项目，预算外资金根据金额大小报经相关会议审批通过后，参照本办法执行。科研仪器设备等采购学校有专门规定的，按照有关规定办理。
第四条 学校采购工作以计划明晰、预算精确、论证规范、立项严谨为前提，采用学校自行采购或委托采购的方式，不断推进采购工作的规范化、科学化和集约化。
第五条 本办法所称“采购”，是指按照国家有关法律、法规和本办法的要求，通过招标和非招标等方式，有偿取得货物、工程和服务的行为。
（一）货物是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备设施、办公用品、应用软件等。
（二）工程是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。
（三）服务是指除货物和工程以外的其他采购对象，包括审计评估、金融保险、咨询设计、软件开发、物流运输等。
其他相关术语和定义见附件1。
第六条 学校采购活动遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。
第七条 学校采购工作严格实行回避制度。在采购活动中，采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的，可以申请其回避。
本款所称相关人员，包括采购活动中评审小组的组成人员。
第八条 学校纪监审计办公室根据有关法律法规、规章制度，对采购全过程实施监督，受理采购活动中的有关投诉等。
第二章 组织机构及职能
第九条 学校办公室设立采购岗位（以下简称“采购人员”），负责采购工作的组织和实施。其主要职责是：
（一）研究起草学校采购工作的规章制度；
（二）负责采购政策的执行、实施和相关管理工作；
（三）根据学校预算管理会同需求部门、归口部门、计划财务处等相关部门汇总学校采购计划，根据计划合理组织采购活动；
（四）负责受理、审核采购立项申请；
（五）负责办理委托采购项目手续；
（六）负责发布自行采购项目信息或发出采购邀请，接受响应单位报名；
（七）负责组织编制、发售自行采购项目采购文件，配合计划财务处收取自行采购项目响应保证金；
（八）参与供应商的资质审查和考察；
（九）负责组建自行采购项目评审小组；
（十）组织实施开标、评标、签发成交通知书等自行采购活动；
（十一）负责采购项目电子采购平台备案；
（十二）负责受理采购工作中的质疑和投诉；
（十三）规范采购活动的廉政准入机制；
（十四）负责组织建设和动态管理“采购台账”；
（十五）负责与采购代理机构、采购平台的联络与协调；
（十六）负责采购相关文件、资料的整理、归档和移交工作；
（十七）完成学校采购相关的其他工作。
第十条 学校计划财务处负责采购项目资金落实情况；负责牵头编制采购控制价或最高限价，审核采购项目价格，参与采购文件审批、答疑、合同评审等。同时设立成本审核岗位（以下简称“成本人员”），履行学校计划财务处所分配的相应职责。
第十一条 学校纪监审计办公室为学校采购活动的监督部门。在采购活动的过程中，发挥监督职能，认真履行监督职责。
第十二条 归口部门依据职能划分实行归口管理，负责对需求部门的采购项目进行立项论证、预算及采购计划核查、技术参数与标准审核，以及相关技术文件的审核与释疑。对无法纳入相关职能部门归口管理的业务，由需求部门自行管理。
第十三条 归口部门主要职责为：
（一）提出或审核采购需求，并按规定对采购需求进行论证；
（二）参与采购公告、采购文件的审核和答疑，参与采购项目的谈判、考察调研，参与开标会；
（三）负责完成采购项目所需要配合的其他工作。
第十四条 需求部门在采购活动中应履行以下职责：
（一）负责本单位的采购预算、采购计划编报；
（二）负责采购项目的前期调研和相关材料的准备工作；
（三）负责制定采购项目的需求标准；
（四）负责采购过程中的现场踏勘和技术释疑；
（五）按规定向评审专家介绍项目背景和采购需求；
（六）负责采购合同的起草、审核、会签、履行；
（七）参与或负责采购项目的实施、管理、验收；
（八）负责本单位采购资料的整理、建档工作;
（九）负责采购相关的其他工作。
第十五条 学校办公室、计划财务处、法务等相关部门根据业务职责，参与采购文件的评审、采购答疑、合同评审等工作。
第十六条 根据采购活动需要，分别组建评审小组，负责学校采购项目的评审工作。
第十七条 评审小组由采购人员根据项目的实际情况，参照相关法律规章采取专家库中随机抽取或者直接确定的方式组建。
第十八条 评审小组成员应当履行下列职责：
（一）认真执行与采购有关的法律法规和学校的相关规定，维护学校和供应商的合法权益；
（二）对评审过程保密，对个人评审意见承担法律责任；
（三）审查、评价响应文件是否符合采购文件的商务、技术、服务等实质性要求；
（四）根据需要要求供应商书面解释说明或澄清其响应文件的有关内容；
（五）编写评审报告；
（六）将评审中发现的供应商的违规违法行为及时反馈给相关部门。
第十九条 子公司按相关法律法规及本办法，制定符合自身实际的采购管理相关规章制度，明确本单位采购决策机构和采购管理部门，建立采购管理工作机制，加强对下级单位采购行为的指导与监督；子公司采购相关规章制度发布后应报学校办公室备案。
第三章 采购管理范围和组织模式
第二十条 采购管理范围
需求部门的采购活动，原则上统一纳入本办法的采购管理范围，并进入电子采购平台实施采购活动，做到采购留痕、过程可溯。另有决策或授权的除外。
（一）符合以下情形的，不纳入采购管理范围。
1.土地购买、房屋购置、政府及垄断行业收费等项目；
2.为维持学校正常运转必须支付的行政事业收费以及水、电、暖、广电、燃气、邮电通讯、市政环卫部门主管的垃圾清运、危险品处理等缴费类事项及服务；
3.差旅和业务招待等相关服务、受地域限制且时间及费用固定的外部培训及集团或学校规定的其他费用报销事项；
4.支付劳务人员工资、人工费用，演艺人员、专家、外聘技术、授课老师、医务人员等专业人员的费用；
5.按照集团或学校资金审批与支付有关规定，单笔3000元以下的日常费用（框架协议除外）；
6.党、团、工会的货物和服务采购，按照归口管理部门制定的相应管理办法执行；
7.以转售营利为目的的货物采购；
8.已完成采购且在采购时效内的合同续签项目；
9.通过竞争方式采购且按固定单价结算的货物或服务，一年内需再次追加采购同一货物或服务，且追加数量不超过首次采购数量的30%（若计算结果不足1，按1计）的追加项目。
10.其他不宜纳入采购管理的行为。
（二）符合以下情形的，未在海发集团电子采购平台采购的，应在采购活动结束后30日内将采购结果在电子采购平台备案。
1.进入政府指定场所的招标和采购活动；
2.电子商城采购、零星采购、垄断性官方软件采购；
3.经校长办公会审批的其他未在平台采购的项目。
4.涉密项目在保密期结束后30日内在电子采购平台备案采购结果。
第二十一条 采购组织形式
采购组织形式包括战略采购、集中采购、分散采购、联合采购、电子商城采购等。采购人可根据采购组织形式的内涵特征，结合实际需求进行分类细化或组合运用。
第四章 采购方式与程序
第二十二条 采购方式
采购方式分为招标采购和非招标采购，非招标采购主要包括询比采购、谈判采购、竞价采购、直接采购、框架协议采购等。
对于依法必须招标项目，采购人应当严格依法进行招标采购。
对于非依法必须招标项目，采购人可自主选择招标采购、询比采购、竞价采购、谈判采购、直接采购、框架协议等采购交易方式。
第二十三条 招标采购
对于依法必须招标项目和自愿采取招标采购的项目，应严格执行《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》等相关规定。
对于自愿采取招标采购的项目，适用条件为同时满足以下四种情形：
一是采购人能够清晰、准确、完整地提出采购需求；
二是未达到《必须招标的工程项目规定》（国家发展改革委令2018年第16号）所规定招标规模标准的工程建设采购项目；
三是国家招标投标相关法律法规明确非必须招标的项目；
四是市场资源较丰富、竞争充分，潜在供应商不少于3家。
第二十四条 询比采购
由3个及以上符合资格条件的供应商一次报出不得更改的
价格，经评审确定成交供应商的采购方式。适用条件为同时满足以下三种情形：
一是采购人能够清晰、准确、完整地提出采购需求；
二是采购标的物的技术和质量标准化程度较高；
三是市场资源较丰富、竞争充分，潜在供应商不少于3家。
第二十五条 竞价采购
由3个及以上符合资格条件的供应商在规定时间内一轮或多轮次公开竞争报价，按照最终报价确定成交供应商的采购方式。适用条件为同时满足以下四种情形：
一是采购人能够清晰、准确、完整地提出采购需求；
二是采购标的物的技术和质量标准化程度较高；
三是采购标的物以价格竞争为主；
四是市场资源较丰富、竞争充分，潜在供应商不少于3家。
第二十六条 谈判采购
与2个及以上符合资格条件的供应商分别进行一轮或多轮谈判，经评审确定成交供应商的竞争采购方式。适用条件为满足以下情形之一：
一是采购标的物技术复杂或性质特殊，采购人不能准确提出采购需求，需与供应商谈判后研究确定；
二是采购需求明确，但有多种实施方案可供选择，采购人需通过与供应商谈判确定实施方案；
三是市场供应资源缺乏，符合资格条件的供应商只有2家；
四是采购由供需双方以联合研发、共担风险模式形成的原创性商品或服务。
第二十七条 直接采购
与特定的供应商进行一轮或多轮商议，根据商议情况确定成交供应商的非竞争采购方式。适用条件为满足以下情形之一：
一是涉及国家秘密、国家安全、企业重大商业秘密或学校战略发展秘密，不适宜竞争性采购；
二是因抢险救灾、事故抢修、公共卫生事件和社会安全事件等不可预见情况需要紧急采购；
三是需采用不可替代的专利、专有技术，或有专属权或其他特殊专有要求等；
四是需向原供应商采购，否则将影响原有项目一致性、施工、服务或功能配套要求；
五是有效供应商有且仅有1家；
六是在价格公允的前提下，潜在供应商与采购人存在控股关系，或属于学校管理的全资或控股企业，且有相应资格能力提供相关货物、服务或工程的；
七是为保障重点战略物资稳定供应，需要签订长期协议定向采购；
八是在同一集团内，已有采购人采用竞争方式签订框架协议或合同并有效执行的，其他采购人采购同类采购项目，可不再重新组织竞争采购，直接共享该框架协议或合同结果；
九是特定媒体宣传、广告公告（仅指发布，不含制作）；
十是有地理位置等条件要求的房屋、场馆场地租赁；租赁或购买的办公场所统一配置的物业服务；
十一是因卖方占市场主导地位无法采用竞争性方式采购的项目；
十二是国家有关部门文件明确的其他情形；
十三是经校长办公会审批通过的其他情形。
第二十八条 框架协议采购
通过公开征集程序确定第一阶段入围供应商并订立框架协议，按照框架协议约定规则，在入围供应商范围内确定第二阶段成交供应商并订立合同的采购方式。适用条件为同时满足以下四种情形：
一是技术、服务等标准明确、统一；
二是同一年度内无法一次性确定采购时间、地点、数量，需要多次重复采购；
三是未化整为零、规避单一项目采购；
四是市场资源较丰富、竞争充分，潜在供应商不少于3家。
第二十九条 年度供应商采购
针对采购金额较小、需求频次较高的工程、货物及服务类项目，采用竞争方式确定年度合作供应商。学校内各需求部门根据实际需求审批后进行实施，在年度合作合同有效期内，无需重复实施采购流程。
第三十条 其他采购方式
以上采购方式不能满足实际采购需要，确需采用其他采购方式的，须经校长办公会批准后实施。
第三十一条 采购基本程序
采购工作基本程序主要包括：
（一）采购计划编制及审批；
（二）编制并发布采购文件；
（三）组建评审小组；
（四）采购响应；
（五）组织评审或谈判；
（六）确定成交供应商；
（七）公示成交结果；
（八）发出成交通知书；
（九）签订合同；
（十）资料归档。
根据行业要求、采购方式、管理要求、项目实际情况等合理减少或同步进行相关程序。
第三十二条 敏捷采购程序
零星采购、应急采购及其他特殊采购项目，采购人可简化采购基本程序，实施敏捷采购详见附件2。
第三十三条 保密采购程序
因采购对象、渠道、用途等涉及国家秘密、商业秘密，需要在采购过程中控制秘密的知悉范围，并采取保密措施的采购活动，采购程序详见附件3。
第三十四条 三首采购程序
采购人应优化科技成果转化机制，建立首台（套）装备、首批次材料、首版次软件采购绿色通道，在兼顾经济性情况下可采用谈判采购或直接采购等方式采购，鼓励预留采购份额并先试先用。
第五章 采购计划管理
第三十五条 采购计划分类
采购计划分为年度采购计划、月度采购计划。原则上无计划不采购。
第三十六条 采购计划编制
需求部门应于每年学校年度预算审批通过后30日内完成本年度采购计划的编制。
第三十七条 采购计划审批
采购计划由采购需求部门主要负责人审核并审批。
第三十八条 采购计划调整
需求部门需对采购计划进行调整的，需求部门履行完决策程序后，报计划财务处调整预算；对预算外的采购项目，需求部门履行完决策程序后，在调整采购计划时按照财务预算调整规定一并调整财务预算。
第六章 采购实施管理
第三十九条 基本要求
需求部门应根据本办法所规定的采购管理要求，选择适用的采购组织模式和采购方式。
第四十条 最高限价
依据国家法律、法规或行业规范对最高限价有强制规定的项目，采购人必须编制最高限价；其他项目可由采购人根据实际情况自行确定是否编制最高限价。最高限价应在预算额度内进行合理设置。供应商响应报价高于采购文件中的预算金额或采购最高限价的，响应无效。履约采购项目可在中标金额内进行总价控制实施采购。
第四十一条 采购实施基本程序
（一）编制采购文件
采购人可自行或委托代理机构编制采购文件，采购文件审批通过后至电子采购平台备案。
针对创新产品和服务的评审标准，首台（套）装备、首批次材料、首版次软件参与采购活动时，提交相关证明材料，即可视同满足市场占有率、使用业绩等要求，不得设置歧视性评审标准。
（二）发布采购信息
发布采购信息分为发布采购公告和发出采购邀请书。拟发布的采购信息须经采购人审批确认后，由采购人进行发布。采购人对拟发布采购信息的真实性、合法性、合理性负责。
以采购公告方式邀请不特定的潜在供应商参与采购项目的，采购公告应在集团电子采购平台发布，招标项目的招标公告应在“中国招标投标公共服务平台”上发布。
采用邀请方式实施的项目，采购人根据采购方式不同，邀请特定供应商并向其发出采购邀请书。
（三）发布采购文件
采购人应按照上级监管相关要求，结合采购项目的特点，合理约定采购文件下载或发售期限、响应文件递交等时间要求。
（四）发布澄清文件(如有)
在提交响应文件截止之日前，采购人可对已发出的采购文件进行必要的澄清或修改，澄清或修改的内容为采购文件的组成部分。改变采购文件实质性条款的，应当顺延提交响应文件的截止时间。
（五）组建评审小组
采购人应视技术标准、金额大小、采购方式等综合判断采购事项重要程度，考量组成评审小组的必要性。在电子采购平台实施的非招标采购，使用最低价评审法时，可不组建评审小组。
由采购人组建评审小组，原则上自愿招标项目的成员人数由5人以上单数，非招标项目的评审小组成员人数由3人以上单数。
（六）采购响应
1.递交响应文件。供应商应按照采购文件约定的内容、时间、地点等要求，递交响应文件；竞价采购项目，供应商应按照采购文件约定的时间和规则参与在线竞价。
2.接收响应文件。采购人接收响应文件。
3.开启响应文件。递交响应文件的供应商少于采购文件约定数量的，采购人应区分原因，按照采购文件的约定规则，选择终止采购或继续采购或转变采购方式。
（七）组织评审或谈判
评审小组按照采购文件约定的评审办法和程序完成评审。
评审小组认为竞争性不足或所有响应文件均无效，且认为原采购文件不影响供应商资格条件和公平竞争无须修改的，经采购人审核确认后，询比采购、谈判采购或竞价采购可按采购文件的约定转换为谈判采购或直接采购，或终止采购，并告知供应商。
（八）确定成交供应商
采购人授权评审小组确定成交供应商的，由评审小组按照评审结论确定成交供应商。采购人未授权评审小组确定成交供应商的，由采购人根据评审结论按照采购文件规定的方法确定成交供应商。
（九）公示成交结果
采购人应根据项目性质及采购方式要求确定是否公示成交结果以及公示期限。
以采购公告方式邀请不特定的潜在供应商参与采购项目的，采购公示应在集团电子采购平台上发布，招标项目的公示信息应在“中国招标投标公共服务平台”上发布。
（十）发出成交通知书
采购人确定成交供应商后，应及时向成交供应商发出成交通知书。成交通知书内容应与成交结果内容一致。
依法必须招标的项目，按照国家相关法律法规的程序及相关范本执行。
其他特殊情况下的采购程序，本办法有规定的按本办法执行，无规定的经采购人审批后执行。
第四十二条 信息公开
信息公开以公开为常态、不公开为例外，涉密及电子商城采购的项目除外。对不落实信息公开的采购项目，应明确不公开依据并履行采购人内部决策程序后报校长办公会审批。
第四十三条 交易公开
各需求部门应加强交易公开，除涉密等特殊项目外，原则上通过海发集团电子采购平台实施采购活动，做到采购留痕、过程可溯。其中自愿选择招标采购的项目及国家安全、关键技术、关键设备、长期供应商合作等的重要项目采购，原则上应进入市级阳光交易平台公开交易。对不落实交易公开的采购项目，应明确不公开依据并履行采购人内部决策程序后报校长办公会审批。
第四十四条 采购失败及处理
因采购文件存在缺陷、响应供应商家数不足或所有响应文件均无效等情形选择终止采购的，采购人应分析采购失败的原因，重新组织采购。涉及采购文件调整的，编写调整内容说明后重新提交审批。需要变更采购方式的，按以下分类情形处理后重新提交采购文件审批。
（一）依法必须招标的项目，招标失败后必须重新招标，再次招标失败的，按国家有关规定需要履行审批、核准手续的项目，报项目审批、核准部门审批、核准后可以不再进行招标，变更为其他采购方式；
（二）非依法必须招标的项目，采购失败后可申请变更采购方式。
第七章 合同签订、履约验收和文件归档
第四十五条 凡学校采购项目，实行事前申报事后登记制度。除个别采购金额较小，采购完毕即停止服务，双方不存在法律风险的项目外，其他项目原则上均应按照法律法规规定签订合同，以明确权利和义务。合同所涉及的相关单位均应依照合同的约定履行。
第四十六条 采购合同的签订按以下程序执行：
（一）合同拟定：自中标（成交）通知书发出之日或成交结果确定之日起30日内，由采购需求部门会同相关部门按照采购文件和供应商的响应文件、承诺以及学校合同管理规定等拟定合同。
（二）合同审批、签订及归档：合同需求部门按流程进行合同审批、签订并归档。
第四十七条 合同签订时，关键条款及标的内容应与采购文件、响应文件和书面承诺保持一致，合同签订金额不得超过中标金额。
第四十八条 除国家及地方性法律、法规另有规定外，合同履行过程中，原则上不得变更。确因特殊情况或不可预测因素需要变更的，变更幅度在合同金额10%及以下，需报请校长（或执行校长）批准后变更；变更幅度超过合同金额10%（但未超过项目预算金额）的，报请校长办公会审议。
第四十九条 采购工作完成后，采购人负责将与采购环节相关的文件资料收集、整理、立卷并归档。包括但不限于立项申请、采购公告、采购文件、响应文件、合同等完整的文件资料。
第九章 纪律与监督
第五十条 监督部门负责对学校的采购工作进行监督检查，对采购过程中可能出现的未采购先行委托、非法拆分、手续倒置、程序和档案不规范以及其他违反招投标法律法规的现象予以重点监督，并及时纠正采购活动中的违规、违纪、违法行为。纪监审计办公室受理学校采购活动中违规、违纪、违法行为的举报和检举。
第五十一条 参与学校采购工作全过程的所有工作人员必须严格遵守国家的法律、法规和有关规章制度，公正廉洁、保守秘密、按章办事、不徇私情，主动接受监督。违反工作纪律的，按校纪、校规给予处分，涉嫌犯罪的，移交司法部门处理。
第五十二条 学校的采购活动接受各级监督部门的检查和监督。任何单位和个人有权对学校采购活动中的违法、违规行为进行检举和投诉，不得以任何方式非法干预和影响采购过程和结果。
第五十三条 任何单位和个人不得将应进行采购的项目不采购、化整为零或者以其他任何方式规避采购。违反本办法的，学校将不予办理付款、结算等手续。
第五十四条 采购活动中的质疑或投诉经认定属实的，应当重新采购或者重新评审。
第五十五条 除直接采购项目外，为采购项目提供项目管理、监理、检测等服务的供应商，不得再参加该采购项目的其他采购活动。
第十章 附 则
第五十六条 本办法所称的“以上”，包括本数；所称的“以下”，不包括本数。
第五十七条 本办法未作规定的，应严格遵照国家、省、市、行业主管部门和学校相关法规制度执行。
第五十八条 本办法由学校办公室负责修订、解释。
第五十九条 本办法自2025年10月12日起施行。原青影校发字〔2023〕12 号《青岛电影学院招标采购管理办法（暂行）（修订稿）》即行废止。
附件：1.术语与定义
2.敏捷采购程序
3.保密采购程序
4.常用采购方式流程
5.青岛电影学院采购项目申请表
6.青岛电影学院应急采购项目审批表
7.青岛电影学院采购文件发布审批表
8.青岛电影学院采购答疑发布审批表
9.青岛电影学院非公开采购拟邀请单位审批表
10.青岛电影学院采购项目定标审批表
