为进一步增进学校领导与师生员工的密切联系，更好地解决群众普遍关心的实际问题，学校专门设立了“校长信箱"（以下简称"信箱"）。为了使"信箱"更好地发挥作用，请您在使用时注意以下几点：
1、学校欢迎广大师生员工就学校发展建设中存在的问题、各单位工作人员的职务行为等提出意见和建议。
2、来信内容应遵守中华人民共和国法律、法规，并应客观真实。
3、建议您尽量详细地描述所反映问题，并填写真实姓名和联系方式，以便及时反馈办理情况。
4、对于已经答复过的事项，"信箱"可不予受理，请勿就答复过的问题重复提交信件。
感谢您对我们工作的支持与配合！
各系、各处（室）：
经青岛电影学院校长办公会2023年第23次会议研究同意，现将《青岛电影学院备用金管理办法》印发给你们，请认真贯彻执行。
青岛电影学院
2023年12月8日
青岛电影学院备用金管理办法
一、总则
（一）适用范围
本办法适用于青岛电影学院在职职工。
（二）备用金定义
本办法所称备用金是指各系、各处（室）经审批从计划财务处借款用于日常教学零星开支的周转资金。所借资金只能用于审批借款时所指定的用途，资金所有权归属学校。
（三）备用金使用范围
1.采购无法从签约单位直接采购的特殊零星小额教学用品。
2.零星设备维修维护费用支出。
3.各部门为保障教学顺利进行需及时办理的教职工及外聘教师交通购票款等。
二、备用金申请与领用
（一）备用金申请
使用备用金的主要目的是满足日常教学需要，提高工作效率，其他非教学支出不得动用备用金。各部门应对备用金严格管理，做到专人借款、专人使用、专账记录，并确保资金的安全。
备用金借款原则上由申请部门书面指定一人，并应指定工作认真负责且与学校没有未清借款的职工办理。
（二）备用金领取
1.办理备用金借款时，备用金使用人应先填写《青岛电影学院借款单》，依据审批权限审批后，至计划财务处办理领款手续。备用金借款必须写明款项的主要用途。如发生长期不用的情况，需及时交回计划财务处销账，不得挪用。
2.各部门申请领取的备用金额度一般不超过5000元，特殊情况增加备用金额度的需按照流程审批执行。
（1）申请额度在人民币5000元以下的，审批流程为：
借款人→借款部门负责人→计划财务处负责人→借款部门分管副校长
（2）申请额度在人民币5000元（含）以上2万元以下的，审批流程为：
借款人→借款部门负责人→计划财务处负责人→借款部门分管副校长→分管财务副校长
（3）申请额度在人民币2万元（含）以上审批流程为：
借款人→借款部门负责人→计划财务处负责人→借款部门分管副校长→分管财务副校长→校长
校领导因公外出期间，根据《关于调整学校党政领导班子成员工作分工及联系院系的通知》办法执行AB角签批。
三、备用金使用
1.备用金可在申请办理的本学期内循环使用，原则上领取备用金后，各部门应遵循报账周期按时汇总整理单据进行费用报销。
2.各部门的备用金使用人工作异动时，备用金借款人须提前到计划财务处办理备用金清理手续。由部门重新指定备用金申领人员，重新办理领款手续，不得私下办理备用金的移交手续。
3.学期内所借备用金应于本学期结束前全部归还，待下一学期开学后另行办理备用金领取手续。备用金使用人应在本学期结束前主动到计划财务处办理备用金结清手续。
4.各部门领取的备用金，应在限定的范围内使用，专款专用，任何人不得以任何名义挪用或长期占用资金，不得将备用金变成部门“小金库”存放和使用。
5.各部门需对所有备用金的使用建立台账（见附件格式）备查，并及时登记台账内收、支、结余等主要事项。
6.计划财务处不定期开展备用金核查工作，如发现相关部门违反备用金专款专用使用要求的，计划财务处可要求退还备用金，并取消该部门本学期的备用金申请。
7.对于未按时归还或使用过程中造成备用金损失的，由各部门负责人和备用金申领人共同承担还款责任，原则上部门负责人按照不低于60%的比例承担偿还责任。对于不按时完成备用金归还的，自逾期之日起对备用金申领人仅参照青岛市最低工资标准发放个人工资，剩余部分归还未清备用金，直至备用金清偿完毕。
四、附则
1.本办法由计划财务处负责解释和修订。
2.本办法经校长办公会审议通过后，自2023年12月8日起施行。
附件：备用金使用管理台账
附件
备用金使用管理台账 | |||||
系、处（室）： | |||||
日期 | 事项内容 | 金额 | 余额 | 备用金管理人签字 | |
收入 | 支出 | ||||
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